UPDATES

Jika bisnis Anda termasuk salah satu usaha yang sering berhubungan dengan dokumen-dokumen kertas, sebaiknya Anda memiliki peralatan kantor yang berfungsi untuk menyimpan barang secara rapi. Salah satu contoh peralatan kantor yang mendukung tujuan ini adalah laci arsip. Apabila kantor Anda sudah memiliki laci arsip, ayo simak tips di bawah ini untuk menyimpan berkas dengan rapi!

• Jika Anda memiliki lebih dari 1 laci arsip dan jumlah dokumen yang sangat banyak, berikan semacam kategori pada laci-laci tersebut. Contohnya adalah laci arsip pertama diisi dengan berkas yang jarang dipakai. Laci arsip kedua diisi dengan berkas yang sering dipakai dan laci ketiga dijadikan tempat menyimpan arsip-arsip yang dipakai oleh karyawan setiap harinya.
• Sebelum memasukkan arsip-arsip ke dalam peralatan kantor, seperti laci arsip atau kabinet, pastikan arsip-arsip telah dilabeli sesuai alfabet atau angka. Simpan arsip-arsip tersebut sesuai dengan kategori dari arsip tersebut. Pastikan setiap laci tidak diisi arsip hingga penuh. Sisakan kira-kira 10% ruang kosong agar arsip-arsip tidak berdempetan yang justru akan sangat merepotkan bagi siapapun yang ingin mengambil atau menyimpan arsip.
• Buat catatan atau keterangan penggunaan. Catatan bisa berupa instruksi yang harus dilakukan ketika mengambil berkas tertentu atau cara menyimpan berkas setelah menggunakannya. Dengan begitu, siapapun yang mengakses Anda akan mematuhi cara penyimpanan sehingga tercipta sistem yang rapi. Anda dan mereka juga dengan kategori-kategori yang ada.
• Buat sistem penyimpanan yang sangat simpel. Pastikan kategori tidak terlalu spesifik sehingga mudah bagi Anda untuk menambah dokumen baru yang akan disimpan nantinya. Banyaknya kategori yang sangat spesifik akan membuat Anda boros dalam penggunaan ruang-ruang di peralatan kantor Anda.

Belajar merapikan berkas-berkas penting adalah salah satu hal terpenting bagi usaha yang menangani banyak dokumen setiap harinya. Memiliki peralatan kantor dan sistem penyimpanan yang rapi akan sangat membantu rutinitas pekerjaan Anda atau staf kalian. Semoga tips dan trik ini berguna ya!

Photo credit: pixabay.com